Privacyreglement

Het Studielokaal, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacyreglement.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Bij aanmelding bij Het Studielokaal voor een van onze diensten vragen wij de volgende gegevens:

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Ouders

Het e-mailadres en telefoonnummer gebruiken we om contact over de vorderingen te onderhouden, zoals het versturen van het dagelijkse verslag en de periodieke verslaglegging. De NAW gegevens gebruiken wij voor de facturering. U wordt alleen om een bankrekeningnummer gevraagd indien u een dienst afneemt waarvoor u zelf zal betalen.

Emailadressen van de ouders worden ook gebruikt in het kader van klanttevredenheidsonderzoeken en in sommige gevallen om ouders op de hoogte te brengen van specifieke onderwijsdiensten (bijvoorbeeld over examentrainingen voor leerlingen in het examenjaar).

Leerling

De naam en klas en hebben wij nodig voor de directe (onderwijskundige) begeleiding, de geboortedatum om te weten of de leerling minderjarig of meerderjarig is. Ook vragen wij van de leerling het mobiele nummer. Wij gebruiken dit eigenlijk enkel voor noodsituaties / absenties om eventueel snel met de leerling contact op te kunnen nemen. Het emailadres vragen wij in verband met het rondsturen van wijzigingen die gaan over bijvoorbeeld roostertijden en lokalen.

Om aan de huiswerkbegeleiding mee te doen hebben wij ook toegang tot de Magisteromgeving van de leerling nodig. Als wij die toestemming hebben gekregen (middels een vinkje bij de aanmelding) voegt de school de leerling toe aan ons Magisteraccount. Wij hebben dan toegang tot slechts een klein deel van de leerlinggegevens in Magister, namelijk de cijfers (proefwerken/SO’s/rapport) en het huiswerk in de agenda. Deze gegevens hebben wij nodig onze onderwijsondersteunende diensten uit te kunnen voeren. Tot alle overige gegevens die de school van de leerling in Magister heeft staan, hebben wij geen toegang.

Website bezoekers

Het Studielokaal analyseert jouw gedrag op de website om daarmee de website en het aanbod van producten en diensten te verbeteren.

Gegevensverwerking

Onze interne administratie en ons leerlingvolgsysteem is zodanig ingericht dat medewerkers / begeleiders / docenten enkel die gegevens in kunnen zien die zij voor de directe begeleiding van de leerling nodig hebben.

Onze verslaglegging die naar de ouders (dagverslagen / periodieke verslagen) wordt verstuurd, wordt eveneens aan de mentor en/of afdelingsleider van de leerling verstuurd.

Opslag van gegevens

Alle gegevens die wij krijgen bij de aanmelding en alle data van leerlingen die wij zelf genereren (zoals dagverslagen) worden verwerkt en opgeslagen in onze Google Workspace omgeving. Deze gegevens worden op servers van Google opgeslagen, die in de Europese Unie staan. Persoonsgegevens die wij gebruiken voor de facturatie worden opgeslagen en verwerkt middels de boekhoudsoftware “Exact Online”. De servers van Exact staan in Nederland/Europa.

Overdracht van gegevens aan derde partijen

Het Studielokaal verkoopt geen persoonsgegevens en deelt geen persoonsgegevens met andere partijen dan de school. In geval van achterstallige betalingen kunnen de contactgegevens echter wel overgedragen worden aan een incasso-instantie. In dat geval volgen wij de bestaande procedures zoals die zijn beschreven in de wet op de incasso van 1 januari 2013.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Het Studielokaal bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar administratie@studielokaal.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Het Studielokaal neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via administratie@studielokaal.nl